Üretkenliğin en büyük düşmanı ‘toplantılar’

FINANSGUNDEM.COM - DIŞ HABERLER SERVİSİ

İş hayatının olmazsa olmazı toplantıların, üretkenliğin önündeki en büyük engellerden biri olduğu görülüyor.

Finansgundem.com’un derlediği bilgilere göre, yeni ve geniş kapsamlı bir araştırma, toplantıların üretkenliği öldürdüğünü ve her 4 kişiden 3’ünün toplantılarda tamamen etkisiz olduğunu ortaya koyuyor.

Toplantıların tek amacı daha çok toplantı yapmak

Fortune’dan Jane Thier’in haberine göre, Avustralyalı yazılım devi Atlassian'ın yakın zamanda yaptığı bir ankete, dört kıtadan 5 bin çalışan dahil edildi. Katılımcılar arasındaki geniş fikir birliğiyse şöyleydi: “Hiçbir şey zamanımızı toplantılar kadar boşa harcamıyor.”

Gerçekten de, toplantılar, bugünlerde genellikle Zoom üzerinden yapılsa da ya da ara sıra insanları ofise çekmek için bir bahane olarak kullanılsa da, bilgi yayma, işbirliğini teşvik etme ve görevleri yerine getirme konusunda yüzde 72 gibi yüksek bir oranda etkisiz kalıyor. Bu, ortalama olarak 4 toplantıdan 3'ünün yazılı bir notla geçiştirilmesi gerektiği anlamına geliyor.

Bu, nadiren, niyeti muhtemelen iyi olan toplantı organizatörünün hatası oluyor. Ancak kesin olan şu ki, toplantıların yarattığı sorunların başında, rutin olarak ilerlemenin engellenmesi geliyor. Atlassian, öncelikle, konuşmayı küçük bir konuşmacı grubunun kontrol ettiğini ve bu grubun katkıda bulunma şansını kaybeden daha sessiz katılımcıları geride bıraktığını bulguluyor. İkinci olarak, toplantılar çoğu zaman projeleri ileriye taşımıyor; araştırmacılar şu sonuca varıyor: “Hiçbir karar alınmadı ve kimse onlardan ne beklendiğini bilmiyor.” Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, ankete katılanların yüzde 77’si, toplantıların tek amacının daha fazla toplantı yaratmak olduğunu düşünüyor.

İşler aksıyor

Doğal olarak toplantılar, e-postaların dolaşmasından daha fazla zaman alıyor; bu da diğer ve potansiyel olarak daha acil görevlerin yerine getirilmesi noktasında zaman kaybı anlamına geliyor. Atlassian'ın bir diğer değindiği nokta ise ‘konuşma kaosu’. Bu durum, gündemi net olmayan bir toplantının raydan çıkması ve odaklanmanın zorlaşması nedeniyle amacından sapması anlamına geliyor.

Bu aksaklıkların birikmesi, çalışanları uçurumun kenarına getirmiş durumda. Ankete katılanların neredeyse yüzde 78’i, her hafta kaç toplantıya katılmaları gerektiği için işlerini bitirmekte zorlandıklarını söylüyor. Yarısından fazlası ise özellikle ‘aşırı yük’ nedeniyle haftada birkaç gün fazla mesai yapmak zorunda kaldıklarını belirtiyor.

Sorun yalnızca patronların yeni gelenleri rutin olarak toplantılara katılmaya zorladığı giriş seviyesindekiler arasında geçerli de değil. Aslına bakılırsa, yönetici ve üzeri seviyedekilerin yüzde 67'si fazla mesaiye ihtiyaç duyduğunu bildiriyor. Çalışanların yüzde 76 ile dörtte üçünden fazlası toplantıların yoğun olduğu günlerin kendilerini tamamen bitkin bıraktığını söylüyor.

Toplantılar kimin için faydalı?

Peki toplantılardan kim faydalanıyor? Cevap büyük ölçüde tanıdık gelebilir: “Hiç kimse” Peki toplantılar neden hala devam ediyor? Çünkü toplantılar, neden yaptığımızı sorgulama aşamasını çoktan geçmiş olduğumuz ve işe yarar kabul edilen bir rutine karşılık geliyor.

Yakın zamanda yapılan bir Yale araştırması, Zoom toplantılarının beyin aktivitesini tetiklemede başarısız olduğunu doğruluyor; bu da yalnızca Zoom toplantılarının yorgunluğunu artırmaktan başka bir anlama gelmediğini gösteriyor.

Shopify gibi bazı şirketler ise bu değişimi erkenden öngörmüş gözüküyor ve belirlenmiş ‘toplantı yapılmayan günler’ dönemini başlatıyor. Yeni yılın başında bebek maması startup’ı Bobbie’nin de, yinelenen tüm toplantıları toplu olarak iptal ettiği biliniyor.

Fintech şirketi Block’un CEO’su Jack Dorsey de, verimliliği artırmak amacıyla Salı günleri toplantıları iptal etme kararı aldı. Analiz firması Dignari'nin teknoloji şefi Jeff Stephens da, toplantı yapılmayan günlerin ‘gerçekten standart bir uygulama' haline gelmesi gerektiğini yazıyor.

Kısacası, toplantı yorgunluğu açık bir gerçek ve yalnızca toplantıların sayısından kaynaklanmıyor. Çoğu zaman toplantılar, boşluklarda gerçek kalitede iş yapılmasını engellemeye yetecek kadar aralıklı saatlere serpiştiriliyor. Açıkçası, pek çok kolay ve maliyetsiz değişikliğin toplantıları modern çağa taşıyabileceği ve verimliliği belirgin şekilde artırabileceği görülüyor; ‘toplantısız günler’in ise bunu sağlayacak anlamlı ve sonuç veren ilk adımlardan biri olması muhtemel.

Z ve Y kuşağının üretkenlikleri patronları tarafından eziliyor

Fazla mesai üretkenliği artırmıyor

Yöneticiler ve çalışanlar arasındaki yaş farkı verimliliği düşürüyor

Verimlilik düşüşünün sorumlusu uzaktan çalışma mı?

İşyerinde verimliliğin şaşırtıcı yolu: Ofiste öfke